Wydział Organizacji Urzędu

Naczelnikiem Wydziału Organizacji Urzędu jest Pani Anna Jurkowska

tel: 22 51 22 109

e-mail: anna.jurkowska@nowydwormaz.pl 

Wydział  Organizacyjny podlega Sekretarzowi

Podstawowy zakres działania Wydziału Organizacji Urzędu to:
1) obsługa Burmistrza, poprzez prowadzenie czynności kancelaryjno – technicznych oraz zarządzanie czasem Kierownictwa – prowadzenie kalendarza;
2) organizowanie narad i spotkań prowadzonych przez Kierownictwo Urzędu;
3) realizacja zadań związanych ze sprawnym obiegiem dokumentów i informacji między Wydziałem a klientem wewnętrznym i zewnętrznym oraz Kierownictwem Urzędu;
4) przyjmowanie interesantów, pracowników Urzędu, gości i przedstawicieli prasy oraz udzielanie im informacji;
5) opracowywanie comiesięcznych informacji z pracy Burmistrza dla potrzeb Rady lub innych organów;
6) tworzenie dobrej atmosfery i wizerunku przyjaznego Urzędu;
7) dbanie o funkcjonalność, porządek i estetykę Urzędu;
8) prowadzenie Punktu Obsługi Interesanta, w tym:

a) zarządzanie systemem elektronicznego zarządzania dokumentami (EDICTA),
b) bieżące ewidencjonowanie korespondencji wpływającej,
c) zapewnienie bieżącej wysyłki korespondencji urzędowej,
d) obsługa centrali telefonicznej,
e) dostarczanie i odbiór korespondencji oraz przesyłek niestandardowych (w tym dokumentów aplikacyjnych, dot. projektów zewnętrznych, przetargowych) do instytucji na terenie oraz poza teren Miasta;

9) nadzór nad prowadzeniem rejestrów wyjść pracowników w godzinach pracy;
10) gromadzenie i prowadzenie dokumentacji jednoosobowych spółek gminnych oraz spółek z udziałem majątku Miasta;
11) prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych;
12) prowadzenie rejestru wniosków zewnętrznych do budżetu Miasta;
13) prowadzenie ewidencji kluczy wydawanych w Urzędzie, gospodarowanie i zarządzanie kluczami wydawanymi/używanymi w Urzędzie;
14) prowadzenie rejestru pieczęci i stempli używanych przez pracowników Urzędu zgodnie z ich stanowiskami służbowymi, w tym:

a) zamawianie pieczęci i stempli,
b) likwidacja nieaktualnych i uszkodzonych pieczęci i stempli;

15) zarządzanie tablicami ogłoszeniowymi, zlokalizowanymi na terenie budynku Urzędu;
16) prowadzenie ewidencji wydawnictw fachowych zakupionych na potrzeby Urzędu;
17) prowadzenie ewidencji inwentarzowej majątku Urzędu (zakupionego przez Wydział OR) oraz likwidacja majątku wycofanego z użycia;
18) zapewnienie bieżącego funkcjonowania Urzędu w zakresie dostawy energii elektrycznej, energii cieplnej, dostawy wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu śmieci, w tym rozliczanie kosztów mediów i monitorowanie ich zużycia;
19) zabezpieczenie potrzeb Urzędu w zakresie jego wyposażenia w urządzenia techniczne, materiały, meble i sprzęt biurowy, leki i artykuły medyczne, podstawowe akty prawne, prasę, publikacje fachowe oraz potrzebne wydawnictwa akcydensowe;
20) zabezpieczenie potrzeb Urzędu w zakresie jego wyposażenia w niezbędną ilość materiałów eksploatacyjnych do sprzętu komputerowego;
21) zapewnienie bieżącego funkcjonowania Urzędu w zakresie usług telekomunikacyjnych, w tym telefonii stacjonarnej, komórkowej w zakresie umów i płatności;
22) prowadzenie gospodarki materiałowo-magazynowej Wydziału (w tym: zakup materiałów biurowych i prowadzenie ich ewidencji, wydawanie materiałów pracownikom);
23) zabezpieczenie Urzędu Stanu Cywilnego i Wydziału Spraw Obywatelskich w druki ścisłego zarachowania i prowadzenie ich ewidencji oraz obsługa umów informatycznych na zadania zlecone;
24) sprawowanie zarządu nad budynkiem Urzędu oraz posesją wokół niego, w tym:

a) prowadzenie książki obiektu budowlanego,
b) koordynacja przeglądów stanu technicznego budynku i instalacji,
c) prowadzenie bieżących drobnych napraw i konserwacji,
d) sprawowanie nadzoru nad powierzchniami użyczonymi oraz przygotowywanie i zawieranie umów użyczenia powierzchni w budynku Urzędu Miejskiego z firmami zewnętrznymi;

25) przeprowadzanie remontów i modernizacji w budynku Urzędu do kwoty 130 000 zł, w tym:

a) przygotowywanie zleceń, umów, protokołów odbioru, itp.,
b) wybór wykonawców,
c) stały nadzór nad wykonawcami przeprowadzającymi remont lub modernizację;

26) zabezpieczenie potrzeb w zakresie ochrony budynku Urzędu przed pożarem oraz innym uszkodzeniem lub zniszczeniem w tym:

a) oznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz zapewnienie ich drożności,
b) organizowanie próbnych ewakuacji,
c) współpraca z właściwymi służbami w zakresie ewakuacji;

27) zapewnienie porządku i czystości w budynku Urzędu, a także na terenach przyległych;
28) przygotowywanie dokumentacji w zakresie należnych pracownikom ekwiwalentów za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz pranie odzieży własnej;
29) zabezpieczenie ciągłości ubezpieczenia Miasta oraz jednostek organizacyjnych w zakresie:

a) ubezpieczenia majątku,
b) ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej,
c) ubezpieczeń komunikacyjnych,
d)ubezpieczenia na życie strażaków Ochotniczej Straży Pożarnej i Ochotniczej Straży Pożarnej Ratownictwo Wodne;

30) zapewnienie bieżącej obsługi prawnej Urzędu poprzez zawarcie umowy z zewnętrzną kancelarią;
31) obsługa kancelaryjno-biurowa Komisji i Rady;
32) przygotowywanie materiałów na posiedzenia Komisji i sesje Rady;
33) kompletowanie dokumentacji z prac Komisji i Rady;
34) opracowywanie projektów planów pracy Komisji;
35) zapewnienie kompleksowej obsługi radnych w zakresie sprawowania mandatu radnego;
36) kompletowanie i koordynowanie opracowywania informacji, ocen, analiz i innych materiałów dla potrzeb Rady;
37) opracowywanie i aktualizacja Statutu Miasta oraz statutów jednostek pomocniczych (Zarządów Osiedli);
38) realizacja zadań związanych z wyborami do organów samorządu mieszkańców (Zarządów Osiedli);
39) przygotowanie dokumentacji związanej z wypłatami diet oraz zwrotem kosztów delegacji służbowych radnych i przewodniczących Zarządów Osiedli;
40) współpraca z Zarządami Osiedli, w tym: opracowanie dla potrzeb Rady niezbędnych materiałów i informacji dotyczących działalności Zarządów Osiedli;
41) realizacja zadań związanych z wyborami ławników do Sądu Rejonowego w Nowym Dworze Mazowieckim, Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie, Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi-Północ do orzekania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych–zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez sądy;
42) przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień, obwieszczeń itp. pochodzących od innych organów;
43) realizacja zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Burmistrza, Rady Gminy, Rady Powiatu i Sejmiku Województwa oraz referendum i konsultacji społecznych w zakresie:

a) prawidłowego wyposażenia lokali wyborczych, w tym w środki łączności,
b) wyposażenia w materiały biurowe Komisji wyborczych,
c) rozliczenia finansowe procesu wyborczego.