Zarządzenie nr 34/2019 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 12 lutego 2019 roku

ZARZĄDZENIE  NR 34/2019

Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki

z dnia 12 lutego 2019 r.

w sprawie wprowadzenia Procedury archiwizacji dokumentów związanych z projektami realizowanymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020 przez Miasto Nowy Dwór Mazowiecki

Na podstawie art. 31 i art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r., poz. 994 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) z uwzględnieniem art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 w związku z art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonywania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Fundusz Spójności oraz Rozporządzenia (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadza się Procedurę archiwizacji dokumentów związanych z projektami realizowanymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020 przez Miasto Nowy Dwór Mazowiecki w brzmieniu załącznika do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz

 /-/ Jacek Kowalski

Załącznik do Zarządzenia NR 34/2019

Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki

z dnia 12 lutego 2019 r.

Procedura archiwizacji dokumentów

związanych z projektami realizowanymi

w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

Województwa Mazowieckiego 2014-2020

przez Miasto Nowy Dwór Mazowiecki

1. Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych Instytucji Zarządzającej oraz w umowie w sprawie finansowania danego projektu.
2. Jeżeli wskazane w pkt. 1 dokumenty (dokumenty IZ i umowa o dofinansowanie projektu) nie stanowią inaczej, komórki organizacyjne przechowują teczki aktowe przez 2 lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia ostatniej sprawy i rozliczenia danego projektu. Po upływie tego okresu teczki aktowe z oryginalną dokumentację przekazuje się do archiwum zakładowego.
3. W przypadku gdy w ramach projektu udzielono pomocy publicznej, dokumenty powinny być przechowywane przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy ad hoc lub dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach programu, ale nie krócej niż do dnia określonego a art. 12 Rozporządzenie Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.
4. Ogólne zasady, tryb przechowywania i archiwizacji dokumentów związanych
   z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym ze środków unijnych określają przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
5. Okres przechowywania dokumentów wskazany w umowie o dofinansowanie wiąże beneficjenta mimo faktu, że okres trwałości projektu jest krótszy.
6. Na wniosek Instytucji Zarządzającej Programem może ulec wydłużeniu termin archiwizacji dokumentów projektowych (zgodnie z możliwością zapisaną
   w umowie o dofinansowanie projektu).
7. Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów lub ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.
8. Istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu zarówno w zakresie wydatków kwalifikowanych, jak i wydatków niekwalifikowanych. Należy przechowywać dokumenty wraz z załącznikami (jeżeli istnieje wersja elektroniczna dokumentu to powinna również zostać zarchiwizowana). W przechowywanej dokumentacji powinny znajdować się
   w szczególności:
   1. Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami.
   2. Umowa o dofinansowanie projektu oraz wszystkie aneksy (wraz z załącznikami).
   3. Korespondencja wysyłana i otrzymywana dotycząca projektu (pisma informujące o ocenie projektu, pisma informujące o weryfikacji wniosków
      o płatność, pisma informujące o decyzjach MJWPU związanych z realizacją projektu oraz wszelka inna korespondencja związana z realizacją projektu, materiały informacyjne i promocyjne itd.) oraz inne dokumenty związane
      z zarządzaniem i realizacją projektu.
   4. Wnioski o płatność oraz wszystkie załączniki (dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków np. faktury, rachunki, listy płac itd., wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków, protokoły zdawczo-odbiorcze, wydruki z ewidencji księgowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokumenty związane ze specyfikacją projektu np. pozwolenia na budowę, potwierdzenia uczestnictwa w targach,  oraz wszelkie inne dokumenty składane do MJWPU wraz z wnioskiem o płatność).
   5. Dokumenty związane z przeprowadzeniem postępowania konkurencyjnego lub postępowania  przetargowego.
   6. Umowy zawarte z wykonawcami, dostawcami wraz z aneksami zawartymi w związku z realizowanym projektem (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia), a także akty notarialne.
   7. Akta osobowe pracowników, w przypadku kwalifikowania kosztów wynagrodzeń.
   8. Dokumenty związane z kontrolą projektu w miejscu jego realizacji oraz raporty audytów zewnętrznych.
   9. Dokumenty związane z prowadzeniem wyodrębnionej księgowości (w tym politykę rachunkowości, plany kont, wydruki z ewidencji księgowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wydruki rejestrów VAT i deklaracji VAT dotyczące projektu).
   10. Wszelkie inne dokumenty związane z realizacją projektu, a nie wymienione powyżej.
9. Dokumentacja projektowa powinna być wyodrębniona i uwzględniać obowiązek informacji i promocji w zakresie prawidłowego oznakowania.
10. Wszelką dokumentację związaną z realizacją Projektu przechowuje się w siedzibie miasta Nowy Dwór Mazowiecki. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji istnieje obowiązek poinformowania Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych o zaistniałym fakcie oraz wskazać aktualny adres, z zachowaniem formy pisemnej, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zdarzenia.
11. Naruszenie powyższego może stanowić przesłankę do rozwiązania umowy
    o dofinansowanie i w konsekwencji zwrotu całości lub części dofinansowania.
12. Dokumentacja projektowa powinna być zabezpieczona i archiwizowana przez Wydział realizujący poszczególne projekty.
13. Odpowiedzialnym za przechowywaną dokumentację projektową jest naczelnik Wydziału, w którym realizowane są poszczególne projekty.
14. Dokumentacja projektowa jest udostępniana przez naczelnika odpowiedzialnego za dokumentację projektową na wniosek zainteresowanych stron oraz na określonych wspólnie zasadach.