174/08
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 174/2008
Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki
z dnia 22 października 2008 r.
w sprawie: wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 Euro
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 ze zm.) zarządzam:
§ 1
Wprowadza się do stosowania w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim Regulamin Udzielania Zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 Euro – w brzmieniu załącznika do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 stycznia 2009 roku.
Burmistrz Miasta
Jacek Kowalski
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ
O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 14.000 EURO
§ 1
1. Regulamin określa zasady wydatkowania w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim środków publicznych dla zamówień, do których na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.) ustawy tej nie stosuje się.
2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;
2) Mieście – należy przez to rozumieć Gminę Nowy Dwór Mazowiecki;
3) Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta lub osobę działającą na podstawie upoważnienia Burmistrza, której powierzono wykonywanie w imieniu Burmistrza czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania;
4) Naczelniku – należy przez to rozumieć Naczelnika oraz osobę na Samodzielnym Stanowisku w rozumieniu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Dworze Mazowieckim ustalonego odrębnym Zarządzeniem Burmistrza, a także osoby przez nie upoważnione do wykonywania czynności określonych regulaminem;
5) Jednostce Merytorycznej – należy przez to rozumieć właściwą dla specyfiki przedmiotu zamówienia komórkę organizacyjną (Wydział Urzędu lub jednostkę równorzędną Wydziałom) lub samodzielne stanowisko odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia;
6) wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o wyrażenie zgody na realizację zamówienia, który Naczelnik Jednostki Merytorycznej składa do Burmistrza;
7) postępowaniu – należy przez to rozumieć postępowanie, którego przedmiotem jest udzielenie zamówienia, którego wartość netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 Euro;
8) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę– Prawo zamówień publicznych;
9) wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która jest uczestnikiem postępowania lub zawarła umowę w sprawie zamówienia;
10) wartości zamówienia – należy przez to rozumieć ustalone przez Jednostkę Merytoryczną całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy należne za wykonanie zamówienia, którego Miasto planuje udzielić w wyniku przeprowadzonego postępowania. O ile nie zastrzeżono wyraźnie, że mowa o wartości netto (bez podatku od towarów i usług), przez wartość zamówienia należy rozumieć kwotę brutto;
11) dostawach (usługach) powtarzających się okresowo – należy przez to rozumieć, takie dostawy (usługi), które powtarzają się co pewien czas, jednak nie mogą zostać zrealizowane przez jednorazowe zachowanie się wykonawcy i dlatego realizowane są w częściach, stosownie do aktualnych potrzeb;
§ 2
1. Komórka organizacyjna Urzędu Miejskiego (Wydział Urzędu lub jednostka równorzędna Wydziałowi) lub samodzielne stanowisko niezwłocznie po sporządzeniu planu finansowego wydatków tej komórki lub stanowiska (plan rzeczowo-finansowy wydatków budżetowych tej komórki lub stanowiska) przesyła go za pomocą poczty e-mail do innych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego lub samodzielnych stanowisk.
2. W przypadku gdy podstawą gospodarki finansowej komórki organizacyjnej lub samodzielnego stanowiska jest projekt planu finansowego wydatków tej komórki lub stanowiska (projekt planu rzeczowo-finansowego wydatków budżetowych tej komórki lub stanowiska), do projektu planu stosuje się odpowiednio ust. 1.
3. W przypadku gdy w toku wykonywania uchwały budżetowej zostaną dokonane w niej zmiany stanowiące podstawę do zmiany planu, o którym mowa w ust. 1, do zmienionego planu stosuje się odpowiednio ust. 1.
§ 3
1. Jednostka Merytoryczna, mając na celu realizację powierzonych jej zadań, podejmuje działania niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w szczególności określa przedmiot zamówienia, a następnie w wybrany przez siebie, a odpowiedni dla rodzaju zamówienia sposób ustala z należytą starannością wartość zamówienia.
2. Ustalając wartość zamówienia Jednostka Merytoryczna uwzględnia planowany przez Miasto zakres przedmiotu zamówienia oraz przeznaczoną na jego realizację kwotę.
3. Jeśli kwota przeznaczona na realizację planowanego przez Miasto zakresu przedmiotu zamówienia w danym roku budżetowym nie przekracza kwoty 25.000 zł Jednostka Merytoryczna nie ustala wartości zamówienia. W takim przypadku wartość zamówienia równa się kwocie przeznaczonej na jego realizację.
4. W przypadku gdy więcej niż jedna Jednostka Merytoryczna zamierza udzielić zamówienia na realizację tego samego przedmiotu zamówienia, zobowiązane są one ustalić wspólnie wartość zamówienia.
5. Naczelnik Jednostki Merytorycznej w przypadku gdy poweźmie wątpliwości co do obowiązku zastosowania przepisu ust. 4, jest zobowiązany przekazać pytanie do wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego lub samodzielnych stanowisk co do których istnieje prawdopodobieństwo, że zamierzają przeprowadzić postępowanie mające na celu udzielenie zamówienia na przedmiot tożsamy z planowanym przez jego Jednostkę, celem ustalenia rzeczywistej wartości planowanego przez Miasto zakresu przedmiotu zamówienia.
6. Jednostka Merytoryczna przekazując pytanie do komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego lub samodzielnych stanowisk, a także te jednostki odpowiadając Jednostce Merytorycznej, przekazują je jednocześnie do wiadomości Wydziałowi Zamówień Publicznych.
§ 4
1. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, Jednostka Merytoryczna przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.
2. Jeżeli Jednostka Merytoryczna dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
3. Jednostka Merytoryczna nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów regulaminu lub ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
4. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez Miasto do dyspozycji wykonawcy.
5. Dla zamówień, których wartość według szacunków Jednostki Merytorycznej przekroczy kwotę 45.000 zł, wartość zamówienia określa się w złotych polskich w kwocie brutto oraz netto.
6. W przypadku, gdy wartość zamówienia netto zostanie ustalona na kwotę, która przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 Euro, Naczelnik Jednostki Merytorycznej jest zobowiązany sporządzić wniosek o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych określonym odrębnym zarządzeniem Burmistrza. Podstawę przeliczania wartości zamówienia stanowi średni kurs złotego w stosunku do Euro określony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy.
§ 5
1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju:
1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo
2) których Miasto zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
2. Wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów regulaminu lub ustawy.
3. Jeżeli zamówienia udziela się na czas:
1) nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia,
2) oznaczony:
a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia,
b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia.
4. Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji.
§ 6
1. Postępowania prowadzone są przez Jednostki Merytoryczne.
2. Jednostka Merytoryczna prowadząc postępowania jest zobowiązana zagwarantować, aby wydatki publiczne były ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w uchwale budżetowej Miasta.
3. Celem postępowania jest udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący celowe i oszczędne wydatkowanie środków publicznych, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz umożliwiający terminową realizację zadań.
4. Jednostka Merytoryczna przygotowuje i prowadzi postępowanie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.
§ 7
1. Naczelnik Jednostki Merytorycznej wszczyna postępowanie składając do Burmistrza wniosek. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
2. W przypadku gdy kwota przeznaczona na realizację planowanego przez Miasto zakresu przedmiotu zamówienia w danym roku budżetowym nie przekracza kwoty 3.500 zł, ust. 1 nie stosuje się.
3. W przypadku gdy zamówienie będzie udzielane w częściach, wniosek może obejmować wszystkie postępowania, których przedmiot obejmować będzie łącznie całe zamówienie (wszystkie jego części) albo też postępowania, których przedmiot obejmować będzie jedynie wybrane części zamówienia. W każdym przypadku wniosek wskazywać musi wartość (całego) zamówienia, którego realizację Miasto planuje w danym roku budżetowym, a także jeśli to właściwe wartość wybranych części zamówienia, które obejmuje wniosek.
4. Burmistrz może wydać Jednostce Merytorycznej (np. przez dokonanie adnotacji na wniosku) polecenie dokonania lub zaniechania określonych czynności w postępowaniu, w szczególności odnoszących się do obowiązku zawarcia umowy w sprawie zamówienia w formie pisemnej.
§ 8
1. Jednostka Merytoryczna jest zobowiązana dokonać rozpoznania rynku potencjalnych wykonawców (analiza rynku). Zależnie od przypadku może dokonać bezpośredniego zakupu lub skierować do wybranego przez siebie jednego lub więcej wykonawców zapytanie cenowe, zaproszenie do złożenia ofert albo do negocjacji. W wystąpieniu do wykonawcy Jednostka Merytoryczna podaje kryteria, którymi będzie się kierowała przy wyborze oferty najkorzystniejszej.
2. Naczelnik Jednostki Merytorycznej, z zastrzeżeniem § 7 ust. 4, może określić formę kontaktów z wykonawcami (osobiście, drogą elektroniczną, faksem, na piśmie lub w inny sposób), warunki ich udziału w postępowaniu oraz sposób realizacji innych istotnych w postępowaniu czynności.
3. W postępowaniach, których wartość zamówienia przekracza kwotę 10.000 zł Jednostka Merytoryczna kontaktuje się z wykonawcami drogą elektroniczną, faksem lub na piśmie.
4. Jeżeli Jednostka Merytoryczna udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, ust. 3 stosuje się tylko w przypadku, gdy wartość części zamówienia przekracza kwotę 10.000 zł.
§ 9
1. Umowę w sprawie zamówienia, którego wartość przekracza 3.500 zł, Jednostka Merytoryczna sporządza w formie pisemnej.
2. W przypadku gdy zamówienie będzie udzielane w częściach, a wniosek wszczynający postępowanie, w wyniku przeprowadzenia którego zawarta ma zostać umowa, został zatwierdzony do realizacji przez Burmistrza, ust. 1 stosuje się tylko do umów w sprawie części zamówienia, których wartość przekracza kwotę 3.500 zł.
3. W przypadkach gdy uzasadnia to specyfika przedmiotu zamówienia Naczelnik Jednostki Merytorycznej może wystąpić do Burmistrza o zgodę na odstąpienie od sporządzenia umowy w formie pisemnej.
4. Jednostka Merytoryczna umieszcza w rejestrze wydatków, o którym mowa w § 12, w kolumnie uwagi adnotację o uzyskaniu zgody, o której mowa w ust. 3.
5. Umowa w dniu jej zawierania określać musi wyrażoną w złotych wartość nominalną należną do zapłaty w dniu wymagalności.
§ 10
1. Jednostka Merytoryczna dokumentuje przebieg postępowania, w szczególności przechowuje wnioski, umowy oraz inne dokumenty odzwierciedlające przebieg postępowania.
2. W przypadkach, o których mowa w § 7 ust. 2 i § 9 ust. 2, wystarczającym udokumentowaniem przebiegu postępowania jest prawidłowe opisanie dokumentu księgowego potwierdzającego udzielenie zamówienia.
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, przechowywane są w archiwum Urzędu Miejskiego przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.
§ 11
1. Wydział Zamówień Publicznych prowadzi w formie elektronicznej rejestr umów w sprawie zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 Euro zawartych w formie pisemnej. Wzór rejestru umów stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.
2. Jednostka Merytoryczna, po uzyskaniu pisemnej akceptacji prawnika kancelarii radców prawnych prowadzącej obsługę prawną Urzędu Miejskiego, a przed przedłożeniem Burmistrzowi do podpisu, jest zobowiązany przekazać umowę do Wydziału Zamówień Publicznych. Razem z umową Jednostka Merytoryczna przekazuje zatwierdzony przez Burmistrza wniosek wszczynający postępowanie w wyniku przeprowadzenia którego zawarta ma zostać umowa.
3. Wydział Zamówień Publicznych niezwłocznie po uzupełnieniu rejestru umów o niezbędne informacje o przekazanej mu umowie, zwraca Jednostce Merytorycznej przekazany mu wniosek oraz egzemplarz umowy z adnotacją o jej zarejestrowaniu.
4. W przypadku, gdy zawarcie umowy w sprawie zamówienia spowoduje naruszenie art. 4 pkt 8) ustawy, pracownik Wydziału Zamówień Publicznych wpisując umowę do rejestru umów dokona na niej oraz w rejestrze odpowiedniej adnotacji.
5. Jednostka Merytoryczna po wpisaniu umowy do rejestru umów przedkłada ją Burmistrzowi do podpisu.
6. Jednostka Merytoryczna przekazuje niezwłocznie do Wydziału Zamówień Publicznych informację o dokonaniu czynności podpisania umowy lub odstąpieniu od jej podpisania.
§ 12
1. Jednostka Merytoryczna prowadzi rejestr wydatków dokonywanych na podstawie umów nie zawartych w formie pisemnej (rejestr wydatków) w formie elektronicznej w programie Excel. Wzór rejestru wydatków stanowi załącznik nr 3 do regulaminu.
2. Rejestr wydatków prowadzony jest na bieżąco w miarę ich dokonywania.
3. Nie później niż do 10 dnia każdego miesiąca, Jednostka Merytoryczna przekazuje Wydziałowi Zamówień Publicznych za pomocą poczty e-mail na adres przetargi@nowydwormaz.pl prowadzony w tej Jednostce rejestr wydatków uzupełniony o dane za miesiąc poprzedni.
Wydział Zamówień Publicznych prowadzi rejestr wydatków uzupełniony o dane pochodzące od wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego i samodzielnych stanowisk.
Burmistrz Miasta
Jacek Kowalski
