73/2010

Z A R Z Ą D Z E N I E  NR 73 / 2010
Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki
z dnia 13 kwietnia 2010 r.

w sprawie: wprowadzenia Instrukcji gospodarki magazynowej

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 ze zm.)
oraz § 9 ust. 9 pkt 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego
w Nowym Dworze Mazowieckim, wprowadzonego Zarządzeniem nr 25/2010 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 01 lutego 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Dworze Mazowieckim, zarządzam:

§ 1

Wprowadza się Instrukcję gospodarki magazynowej w Urzędzie Miejskim
w Nowym Dworze Mazowieckim w brzmieniu załącznika do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
 

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz
/-/ Jacek Kowalski

        Załącznik do Zarządzenia nr 73/2010
        Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki
        z dnia 13 kwietnia 2010 r.

INSTRUKCJA
gospodarki magazynowej

Rozdział I
Podstawy prawne

§ 1.
Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki magazynowej, a w szczególności na podstawie:

1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz 1223 z późn. zm.), 
2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. Nr 157, poz. 1240.),
3. Zarządzenie Nr 124/2006 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 29 grudnia 2006r. w sprawie : dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.

Rozdział II
Objaśnienia

§ 2.
1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
– jednostce – oznacza to urząd miejski w Nowym Dworze Mazowieckim,
– kierowniku jednostki – oznacza to burmistrza miasta,
– księgowym – oznacza to skarbnika miasta,
– magazynierze – oznacza to pracownika, któremu powierzono prowadzenie magazynu należącego do jednostki.
2. Instrukcja dotyczy wszystkich Wydziałów Urzędu Miejskiego w Nowym Dworze Mazowieckim, które dokonują zakupów materiałów

Rozdział III
Pomieszczenia magazynowe

§ 3.
1. Materiały i towary muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
2. Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania materiałów i towarów powinno być odpowiednio wydzielone i zabezpieczone.
3. Odpowiedzialność za zorganizowanie właściwego zabezpieczenia pomieszczeń magazynowych ponosi kierownik jednostki.
Rozdział IV
Magazynier

§ 4.
1. Magazynierem może być jedynie osoba posiadająca średnie wykształcenie, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
2. Przyjęcie – przekazanie magazynu może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności komisji wyznaczonej przez kierownika jednostki.
3. Magazynier musi, na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej, złożyć deklarację o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości  przepisów w zakresie dokonywania operacji magazynowych.

Rozdział V
Gospodarka magazynowa

§ 5.
1. Gospodarka materiałowa obejmuje obrót materiałami i towarami.
2. Wyceny przychodów materiałów i towarów dokonuje się według:
1) ceny zakupu,
2) ceny nabycia.
3. Gospodarka materiałowa w jednostce polega na:
1) zorganizowaniu prawidłowej gospodarki magazynowej, zapewniającej przechowywanie materiałów i towarów w okresie między ich otrzymaniem a zużyciem lub wydaniem, w sposób zabezpieczający przed zniszczeniem lub kradzieżą,
2) prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji i ewidencji przychodów i rozchodów materiałów oraz towarów, w sposób zapewniający możliwość rozliczenia osób majątkowo za nie odpowiedzialnych.

§ 6.
1. Przychód materiałów może pochodzić:
1) z zakupu,
2) z uzysków pochodzących z likwidacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu,
3) z darowizn.
2. Wszystkie przychody materiałów powinny być odebrane, czyli sprawdzone pod względem ilości i jakości.
3. Materiały nie przyjęte przez jednostkę należy traktować jako depozyt dostawcy. Do czasu wyjaśnienia sprawy, jednostka odpowiada za wartość i właściwe przechowywanie tych materiałów.
4. Materiały mogą znajdować się w odbiorze lub w magazynie. W każdej fazie obrotu materiałami odpowiedzialność za nie ponosi określona osoba. Dlatego przeniesienie (zmiana) odpowiedzialności z jednej osoby na drugą, musi być właściwie udokumentowana.
5. Osobą materialnie odpowiedzialną za materiały w magazynie jest pracownik, któremu powierzono prowadzenie magazynu, zwany dalej magazynierem.

§ 7.
Do obowiązków magazyniera należy:
1) przyjmowanie materiałów,
2) wydawanie materiałów,
3) kontrola ilościowa i jakościowa stanu zapasów materiałów,
4) prowadzenie ewidencji ilościowej materiałów.

§ 8.
1. Podstawę przyjęcia materiałów z zakupu stanowi faktura lub rachunek.
2. Podstawę przyjęcia materiałów nie pochodzących z zakupu, a np. z darowizny stanowią odpowiednie protokoły, w których powinna być ustalona ilość i jakość przyjmowanych materiałów oraz ich wartość.
3. Dowodem przychodów materiałów jest dokument P „magazyn przyjmie”:
Dokument ten wystawia magazynier. Jeden egzemplarz dokumentu przyjęcia pozostawia u siebie, a jeden dołącza do faktury lub innego dowodu, stanowiącego podstawę przyjęcia materiałów i przekazuje je komórce księgowości.

§ 9.
1. Dowodem rozchodów materiałów jest  dokument W „magazyn wyda”
2. Rozchodowy dowód magazynowy powinien być akceptowany przez upoważnioną osobę oraz podpisany przez magazyniera na dowód wydania oraz osobę pobierającą materiały. W dowodzie powinien być określony cel pobrania materiałów, w sposób umożliwiający komórce księgowości zakwalifikowanie zużycia materiałów na właściwe konta.

§ 10.
1. Ewidencja materiałów i towarów w magazynie obejmuje:
1) ewidencję ilościową,
2) ewidencję ilościowo-wartościową.
2. Ewidencję ilościową prowadzi magazynier na kartach ilościowych, odrębnie dla każdego asortymentu materiałów lub towarów.
3. Księgowania przychodów i rozchodów materiałów na kartach ilościowych dokonywane są na bieżąco, na podstawie magazynowych dowodów przychodowych i rozchodowych.
4. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi się w komórce księgowości, na kontach ilościowo-wartościowych, w ujęciu ilościowym i wartościowym według poszczególnych rodzajów materiałów.
5. Salda poszczególnych kont ilościowo-wartościowych wykazują ilość i wartość poszczególnych materiałów, które powinny być zgodne ze stanem materiałów w magazynie oraz stanem kartoteki ilościowej.
6. Zapisy dotyczące przychodów materiałów lub towarów dokonywane są na podstawie dowodów dotyczących zakupu, tj: faktur lub protokołów i dołączonych kopii magazynowych dowodów przychodowych.
7. Zapisy w zakresie rozchodów dokonywane są okresowo na podstawie zestawienia kopii magazynowych dowodów rozchodowych.
8. Dane ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej powinny być uzgadniane okresowo. Uzgodnienie takie powinno nastąpić nie rzadziej niż na dzień inwentaryzacji i na koniec roku.
9. Ewidencja ilościowa prowadzona jest przez komórkę księgowości na koncie syntetycznym.
10. Saldo konta syntetycznego wynikające z odjęcia od ogólnej wartości przychodów materiałów, ogólnej wartości rozchodów materiałów wyraża ogólną wartość materiałów, które znajdują się w magazynie. Saldo to powinno być zgodne z ogólną wartością materiałów wynikającą z podsumowania wszystkich kartotek wartościowych, kartoteki ilościowo-wartościowej materiałów.
11. Dane ewidencji ilościowo-wartościowej powinny być okresowo uzgadniane w zakresie wartości materiałów z danymi ewidencji wartościowej.

Rozdział VI
Postanowienia końcowe

§ 11.
1. Inwentaryzacja materiałów i towarów w jednostce ma na celu:
1) ustalenie rzeczywistego stanu ilościowego materiałów i towarów w drodze spisu z natury,
2) wycenę ustalonego stanu ilościowego i określenie wartości posiadanych przez jednostkę materiałów i towarów,
3) porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z danymi wynikającymi z dokonanego i wycenionego spisu z natury i ustalenie na tym tle różnic inwentaryzacyjnych ilościowych i wartościowych oraz ujęcie ich w księgach rachunkowych,
4) ustalenie przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych w celu rozliczenia osób majątkowo odpowiedzialnych za materiały i towary.
2. Inwentaryzacja polega na przeprowadzeniu spisu z natury materiałów i towarów, ich wycenie i ustaleniu wartości spisanych z natury materiałów i towarów.
3. Szczegółowe terminy i częstotliwość inwentaryzacji określone zostały w „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.